Etude de cas : l'événement Hybride de rentrée en Multiplex

Ca y est nous y sommes ! Le déconfinement des entreprises bat son plein et entre dans une deuxième phase : une phase de reprise progressive qui s'accompagne d'une modification des cadres de travail entre salariés et d'échanges avec les clients.

Le télétravail largement encouragé ainsi que la frénésie de conf call font notre quotidien depuis plusieurs semaines et permettent de garder un lien édulcoré qui ne remplace toutefois pas la qualité des relations humaines de visu. Cette distanciation sociale par effet miroir nous remémore l’importance, l’authenticité et l’unicité des rencontres réelles, magnifiées habituellement par les métiers de l'événementiel qui commencent à faire sentir leurs absences.

Cette distanciation "subie" va laisser place à une distanciation professionnelle estivale au profit du rapprochement familial et amical essentiel à plus forte raison en cette période de déconfinement. Cette période va donc prolonger une forme d'éloignement au sein des entreprises et avec les clients.

Dans ce contexte, plusieurs questions se posent :

• La nécessité de transmettre des messages de communication qualitatifs tant en interne qu’en externe ne sera-t-elle pas un plus grand enjeu que d'habitude en septembre ?
• Comment faire de cette rentrée un succès et une reprise des contacts plus prolifiques ?
• Comment adapter les événements de "rentrée" au contexte sanitaire en reconnectant les salariés à leurs entreprises, mais aussi les entreprises à leurs clients, tout en faisant passer des messages de communication positifs ?
• Comment imaginer de nouveaux formats compatibles avec le contexte post-épidémique et les contraintes qui s’y rattachent ?
• Comment se réunir, partager, se voir sans être forcément tous ensemble au même endroit ?

Nous souhaitons partager avec vous un exemple de réponses, au travers d'un projet concret construit pour un client pour la rentrée de septembre avec pour maîtres mots : Hybridation et Multiplex. Allons-y !

Le contexte Comme chaque année cette entreprise envisage de réunir à Paris 200 collaborateurs venus de la France entière pour une convention commerciale en septembre. En l'état, cet événement se heurte cette année à des contraintes sanitaires et économiques mais coïncide également à la volonté de réduire les déplacements à forte empreinte carbone.

Malgré tout et plus que jamais, la nécessité de renouer des contacts en présentiel perdure, il nous faut donc innover et trouver une alternative à la convention habituelle dans un lieu unique et centralisé.

La théorie L'idée conjointe à germée de proposer et de mettre en œuvre une convention Hybride en Multiplex autour de rencontres réelles avec un trait d'union digital entre différents lieux.

La pratique Nous avons donc proposé de répartir les 200 personnes en 3 groupes et en 3 lieux : Marseille, Lyon et Bordeaux, regroupant ainsi chacun les salariés régionaux. Cette adaptation permet plusieurs avantages indéniables, profitons-en ! :

• Limiter considérablement les frais de déplacements.
• Louer 3 espaces pour le même budget qu'un seul lieu plus grand à Paris.
• Respecter plus facilement les distances physiques et les contraintes sanitaires.
• Apporter des moments de convivialité plus intenses via des plus petits groupes ancrés dans un environnement local. Ces trois groupes profiteront en effet chacun des trésors de leurs territoires, et de prestations traiteur locavores, de saison et en circuits courts.

Bien sûr, dans l’optique de conserver une uniformité des messages dans cet univers "Multiplex", l'hybridation, par l'entremise du digital, prend tout son sens pour relier les 3 lieux de plénières.

Du fait des économies réalisées, le virtuel et les solutions techniques adaptées se mettent en place naturellement afin de relier les orateurs et de créer l’émotion en complément de l’indispensable lien physique.

Concrètement, accompagné d'un animateur dans chaque lieu, les participants des 3 villes visualisent en live sur grand écran les interventions des autres villes et vivent une des 3 conférences en présence des orateurs. Les plénières sont, de fait, partagées avec la possibilité de poser des questions en direct et à distance dans l’optique de préserver voire d’améliorer l'interactivité nécessaire à la dynamique souhaitée.

Résultat Cette étude de cas nous semble pertinente pour illustrer un cas concret d'hybridation permettant de conserver à la fois le meilleur du présentiel en plus petit comité, mais aussi de créer de l'émotion via le lien direct tout en utilisant la virtualité pour garantir la qualité et l'uniformité des messages véhiculés.

Cet exemple ne représente que les prémices de cette révolution évènementielle inopinée. Nous espérons qu’il donnera des idées d’adaptation aux formats d'événements de rentrée de septembre et dans le futur en procurant l'émotion, la rencontre et le lien indispensable au sein des entreprises.

Les agences événementielles ont le devoir et les moyens d'innover pour accompagner les besoins des organisations humaines en inventant et en rendant possibles les événements de demain.

La rentrée de septembre se prépare dès aujourd'hui. De notre côté nous appréhendons cette crise exceptionnelle ainsi que ses conséquences bien plus comme une opportunité de faire évoluer plus rapidement l’évènementiel que comme une menace.

Et vous, comment allez-vous vous retrouver à la rentrée ?